managementassistent

Jouw nieuwe baan

Als managementassistent van de afdeling externe relaties & strategie (ER&S) speel je een cruciale rol in het ondersteunen van contractmanagement en het organiseren van vergaderingen en evenementen. Met jouw gestructureerde aanpak zorg je dat processen soepel verlopen en deadlines worden gehaald. Word onderdeel van een dynamische organisatie waarin jouw inzet het verschil maakt!

Wat ga je doen?

• contractmanagement ondersteunen en contractadministratie coördineren zoals het opstellen van modelcontracten en het monitoren van de ondertekening.
• beheren van de agenda van de manager externe relaties & strategie en hierover afstemmen met het bestuurssecretariaat.
• organiseren en faciliteren van vergaderingen, bijeenkomsten en evaluaties van diverse gelegenheden, zoals introductiedagen SBOH, conferenties en congressen in samenwerking met afdeling communicatie.
• verzamelen van (agenda)punten, opstellen van correspondentie, gereedmaken van voorbereidende documenten en deze verspreiden.
• notuleren bij vergaderingen: verzorgen van de verslaglegging, vastleggen van de afspraken, bewaken van de deadlines en hiertoe actie ondernemen om de voortgang van de afspraken te bewerkstelligen.
• opstellen van het draaiboek voor diverse events en bewaken van de voortgang.
• maken van kostenoverzichten voor events en bewaken van de budgetten.
• knelpunten signaleren in de uitvoering van de werkzaamheden en adviseren over oplossingen.

Waar kom je terecht?

• je komt bij SBOH werken, in gebouw 't Hart in Utrecht. Wij zitten op 3e en 4e etage.
• de afdeling ER&S (op de 3e etage) bestaat nu uit zes collega's.
• je werkplek heeft een mooi breed beeldscherm. Ideaal om meerdere programma's naast elkaar open te hebben staan.
• de koffie is lekker. En mocht je van thee houden, er is keuze genoeg.

Wat bieden wij

• een dienstverband voor een jaar; bevalt het van beide kanten dan wordt deze omgezet in onbepaalde tijd.
• een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen de € 3.561,- en € 4.666,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (40 uur in de week).
• een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, zoals een maandelijkse netto vergoeding van maximaal 45 euro voor een sportabonnement en veel vrije dagen (werk je 40 uur per week dan heb je maar liefst 208 uur verlof plus 112 extra vrije uren per jaar).
• 8,33% vakantie-uitkering en 8,33% eindejaarsuitkering.
• een reiskostenvergoeding van 0,23 cent per kilometer.
• gezelligheid: wij organiseren regelmatig koffiemomenten, kantoorborrels, jaarlijks gaan we een weekend op stap met elkaar en je kunt meedoen met pilatesles op dinsdag.
• hybride werken is mogelijk voor een dag in de week.

Wat breng jij in

• HBO werk- en denkniveau.
• aantal jaren relevante ervaring, opgedaan in een soortgelijke functie. 
• kennis van administratieve processen en projectmatig werken.
• ruime ervaring met MS Office.
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• uitstekende communicatieve vaardigheden.
• klant- en resultaatgericht.
• je kunt gestructureerd werken en bent een organisatietalent.

Solliciteren en/of vragen

Je kunt solliciteren via de website van Espaz. Zij verzorgen de selectieprocedure voor bovengenoemde functie. Solliciteer snel als je interesse hebt. En aarzel niet te bellen 088 999 89 99 of te mailen vacatures@espaz.nl in geval van vragen. Zij staan je graag te woord!
Reacties op de vacature die door ons worden ontvangen, sturen we door naar Espaz en worden opgenomen in de procedure.